luni, octombrie 2, 2023
No Result
View All Result
Fox Magazine
Depozitul de Brazi
  • Acasă
  • Casa si Gradina
  • De interes
  • Sănătate
  • Stil de Viață
  • Fashion
Fox Magazine
  • Acasă
  • Casa si Gradina
  • De interes
  • Sănătate
  • Stil de Viață
  • Fashion
No Result
View All Result
Fox Magazine
No Result
View All Result
Home Afaceri

Cum să păstrezi ordinea în arhiva documentelor contabile: Strategii și bune practici

iulie 25, 2023
in Afaceri
Cum să păstrezi ordinea în arhiva documentelor contabile: Strategii și bune practici
29
SHARES
127
VIEWS
Share on FacebookShare on Twitter

Ansamblul de documente care au o legătură cu contabilitatea trebuie să fie păstrate pentru o anumită perioadă de timp. Sunt documente contabile pe care firmele trebuie să le claseze și să le arhiveze precum registrele generale, registrele de jurnal, registrele de inventar, bilanțurile, facturile și ordinele de achiziție, documentele fiscale, extrasele de cont, etc. Dacă nu alegi arhiva documente contabile, poți risca mai multe lucruri, inclusiv să îți fie respinse documentele sau contabilitatea pe care o ții.

Documentele tale sunt o reflexie a operațiunilor tale comerciale. Constituie baza unei contabilități exacte și a unei bune derulări atunci când vine vorba despre controalele fiscale. Iar funcția de arhivare a documentelor contabile oferită de unele programe de pe piață îți permite să stochezi toate documentele cu trasabilitate completă, în conformitate cu standardele de audit și cu RGPD.

De ce este important să alegi arhiva digitală?

Arhivele pe hârtie pun mai multe probleme. Mai întâi, costă destul de mulți bani. Dar, mai apoi, trebuie să deții și un spațiu de stocare pentru a păstra în cele mai bune condiții documentele. Și hârtia nu este deloc un suport practic. Cu siguranță că te-ai săturat de arhivarea documentelor. 

Oricât de bine ai clasifica totul, oricât de bine ai pune totul în arhive și în dosare, întotdeauna există foi de hârtie sau documente care nu sunt la locul potrivit. Ca urmare, trebuie să petreci mult prea mult timp căutând un anumit document, cu un risc crescut de eroare.

Păstrează-ți afacerea în regulă: Cum să gestionezi și să arhivezi documentele în mod inteligent

Clasarea documentelor justificative contabile

Pentru a garanta o bună derulare a procesului de administrare pentru o firmă sau o societate, dar și o bună arhiva digitală a documentelor contabile, clasarea documentelor este o etapă prealabilă necesară. Este o etapă ce îți permite să câștigi timp considerabil, remarcabil și își permite în același timp să reduci riscul de pierdere sau de alterare a documentelor. Și mai mult, o clasare a documentelor justificative contabile te ajută să asiguri urmărirea activității unei anumit firme și de a-i urmări îndeaproape situația sa financiară.

Înainte de orice procesare contabilă, este esențial să se pună în aplicare o metodă de clasare și arhiva documente contabile, astfel încât compania să poată accesa rapid documentul pe care îl caută. Este în același timp, cea mai bună modalitate de a optimiza gestionarea contabilității. Organizarea și arhivarea documentelor contabile poate limita pierderea documentelor și se pot evita de asemenea ajustările fiscale și de securitate socială. 

Unele companii optează pentru o simplă clasificare a documentelor contabile în funcție de natura documentului, adică facturi de vânzare, facturi de cumpărare, documente fiscale, documente de asigurări sociale, chitanțe bancare etc.

O altă modalitate de a clasa și de arhiva mai apoi documentele justificative este de a le aranja într-o ordine cronologică sau alfabetică. Acest lucru depinde însă și de natura documentelor, cele legate de clienți, de furnizori, etc. De exemplu, cel mai bine ar fi să clasezi facturile clienților în ordine cronologică pentru a se putea respecta numerotarea lor. Pentru furnizori, este mai ușor să se procedeze în ordine alfabetică.

Arhiva documente contabile: avantaje

Cu toții ne confruntăm în zilele noastre cu arhiva digitală. 90% din documentele originale sunt produse în format electronic, iar 80% din comunicarea la nivel mondial are loc prin canale digitale. Trecerea de la arhivarea pe hârtie la arhivarea electronică este o realitate. Arhivarea digitală și digitalizarea prezintă numeroase avantaje.

Care sunt avantajele arhivării digitale?

Beneficiile arhivării documentelor contabile prin intermediul unui program sunt numeroase:

  • Se poate câștiga mai mult spațiu. De exemplu, un SSD de 1 terabyte conține informațiile pentru o arhivă de 43.000 de metri pătrați.
  • Se poate câștiga mai mult timp. Grație economiei de timp consacrate căutării, trierii, și/sau distrugerii documentelor. În acest sens, un program de gestionare a arhivelor este indispensabil.
  • Limitarea riscurilor de distrugere a informațiilor care pot să fie cauzate de foc sau de inundații, de exemplu.
  • Se poate facilita în același timp manipularea documentelor și partajarea de informații. Datele digitale sunt accesibile prin intermediul unui terminal oricare ar fi locul unde te afli.
  • Securizarea accesului la arhive. Accesul la date este controlat, trasat si deci si mai bine securizat.

Ecologică și economică, arhiva documente contabile electronică sau digitală este cea care reduce numărul de constrângeri asociate cu gestionarea hârtiei, a dosarelor și a documentelor. Ea simplifică, securizează și eficientizează gestionarea informațiilor, fără a altera integritatea datelor. 

Digitalizarea arhivelor facilitează foarte mult accesul la informații și are un impact pozitiv asupra organizării muncii. Aceste avantaje determină un număr din ce în ce mai mare de companii și organisme publice să dematerializeze și să arhiveze digital.

Alte avantaje ale arhivării digitale

  • Conformitate și probitate: Soluțiile digitale de pe piață permit să se răspundă de minune obligațiilor legale de păstrare și conservare. Dar, garantează în același timp și disponibilitatea documentelor, demonstrând nealterarea documentelor.
  • Facilitate: Arhivarea documentelor este cea care poate facilita accesul la documente iar căutarea și găsirea lor devine mult mai ușoară.
  • Rentabilitate: Pe lângă economiile monetare și ecologice în ceea ce privește hârtia, de imprimare, de manipulare și de tratare, se evită necesitatea unui spațiu fizic mai voluminos și  prin urmare, se reduc costurile fixe. Mai mult, raționalizarea costurilor și optimizarea gestionării arhivelor te vor ajuta să economisești în mod inevitabil timp prețios.

Într-un context de tranziție digitală, o foarte mare parte din schimburile noastre de documente sunt acum dematerializate. Documentația contabilă, adică toate documentele justificative utilizate pentru ținerea contabilității (facturi de vânzare sau de cumpărare, extrase de cont bancar, etc.), este afectată de acest fenomen de mai mulți ani. 

Păstrarea documentelor contabile impuse de Codul comercial ridică problema formatului de arhivare a acestora. Cel mai bun lucru pe care îl poți face este să alegi o modalitate de arhiva documente contabile prin intermediul unui program special creat în acest sens. 

Tags: Arhivarea documentelor
Previous Post

Ce este vinul demidulce și cu ce se poate combina?

Next Post

Eficiență și Satisfacție: Cele 5 Produse Cheie pentru O Afacere de Livrare a Mâncării de Succes

Related Posts

Cele mai bune sfaturi și idei pentru amenajarea birourilor mici
Afaceri

Cele mai bune sfaturi și idei pentru amenajarea birourilor mici

by Ligia Nagy
septembrie 22, 2023
Cum să îți găsești muncitori străini calificați și motivați pentru proiectele tale
Afaceri

Cum să îți găsești muncitori străini calificați și motivați pentru proiectele tale

by Ligia Nagy
septembrie 19, 2023
Pași pe care trebuie să-i urmezi pentru accesarea fondurilor europene
Afaceri

Pași pe care trebuie să-i urmezi pentru accesarea fondurilor europene

by Ligia Nagy
septembrie 18, 2023
Cum să alegi o locație ideală pentru evenimentele corporate ale companiei tale
Afaceri

Cum să alegi o locație ideală pentru evenimentele corporate ale companiei tale

by Ligia Nagy
septembrie 18, 2023
Cum să îți manipulezi marfa cu un transpalet manual
Afaceri

Cum să îți manipulezi marfa cu un transpalet manual

by Ligia Nagy
septembrie 14, 2023
Next Post
Eficiență și Satisfacție: Cele 5 Produse Cheie pentru O Afacere de Livrare a Mâncării de Succes

Eficiență și Satisfacție: Cele 5 Produse Cheie pentru O Afacere de Livrare a Mâncării de Succes

e-sarbatoaree-sarbatoaree-sarbatoare

Recommended

Învață clienții barului tău să deguste ginul ca niște profesioniști – Iată care sunt pașii esențiali pe care să îi prezinți clienților tăi pentru a degusta corect ginul și pentru a se bucura de adevărata sa valoare!

Învață clienții barului tău să deguste ginul ca niște profesioniști – Iată care sunt pașii esențiali pe care să îi prezinți clienților tăi pentru a degusta corect ginul și pentru a se bucura de adevărata sa valoare!

mai 23, 2023
Cum se poate alege un mobilier pentru o bucatarie mica?

Cum se poate alege un mobilier pentru o bucatarie mica?

iunie 6, 2023

Categorii

  • Afaceri
  • Agricultura
  • Animale companie
  • Asigurari
  • Auto
  • Carti
  • Casa si Gradina
  • Constructii
  • De interes
  • Educatie
  • Evenimente
  • Fashion
  • Frumusete
  • Gaming
  • Guest Post
  • Internet
  • Mama si copil
  • Mancare si desert
  • Sanatate
  • Sănătate
  • Seo
  • Stil de Viață
  • Tehnologie
  • Telefoane
  • Travel
  • Uncategorized
  • Web design

Don't miss it

Inseminarea artificiala ofera solutia pentru cuplurile ce isi doresc un copil
Casa si Gradina

Inseminarea artificiala ofera solutia pentru cuplurile ce isi doresc un copil

septembrie 28, 2023
De ce un semineu este combinatia perfecta de functionalitate si estetica?
Casa si Gradina

De ce un semineu este combinatia perfecta de functionalitate si estetica?

septembrie 25, 2023
Cele mai bune sfaturi și idei pentru amenajarea birourilor mici
Afaceri

Cele mai bune sfaturi și idei pentru amenajarea birourilor mici

septembrie 22, 2023
Cum să faci față diagnosticului de infertilitate
Sănătate

Cum să faci față diagnosticului de infertilitate?

septembrie 22, 2023
Ce activități și programe are o grădiniță privată în Sectorul 3
Educatie

Ce activități și programe are o grădiniță privată în Sectorul 3

septembrie 19, 2023
Cum să îți găsești muncitori străini calificați și motivați pentru proiectele tale
Afaceri

Cum să îți găsești muncitori străini calificați și motivați pentru proiectele tale

septembrie 19, 2023
  • Acasă
  • Casa si Gradina
  • De interes
  • Sănătate
  • Stil de Viață
  • Fashion
Fox - News & Magazine

© 2019 Fox - News & Magazine

No Result
View All Result
  • Acasă
  • Casa si Gradina
  • De interes
  • Sănătate
  • Stil de Viață
  • Fashion

© 2019 Fox - News & Magazine

This website uses cookies. By continuing to use this website you are giving consent to cookies being used. Visit our Privacy and Cookie Policy.