Cum să păstrezi ordinea în arhiva documentelor contabile: Strategii și bune practici

Ansamblul de documente care au o legătură cu contabilitatea trebuie să fie păstrate pentru o anumită perioadă de timp. Sunt documente contabile pe care firmele trebuie să le claseze și să le arhiveze precum registrele generale, registrele de jurnal, registrele de inventar, bilanțurile, facturile și ordinele de achiziție, documentele fiscale, extrasele de cont, etc. Dacă nu alegi arhiva documente contabile, poți risca mai multe lucruri, inclusiv să îți fie respinse documentele sau contabilitatea pe care o ții.

Documentele tale sunt o reflexie a operațiunilor tale comerciale. Constituie baza unei contabilități exacte și a unei bune derulări atunci când vine vorba despre controalele fiscale. Iar funcția de arhivare a documentelor contabile oferită de unele programe de pe piață îți permite să stochezi toate documentele cu trasabilitate completă, în conformitate cu standardele de audit și cu RGPD.

De ce este important să alegi arhiva digitală?

Arhivele pe hârtie pun mai multe probleme. Mai întâi, costă destul de mulți bani. Dar, mai apoi, trebuie să deții și un spațiu de stocare pentru a păstra în cele mai bune condiții documentele. Și hârtia nu este deloc un suport practic. Cu siguranță că te-ai săturat de arhivarea documentelor. 

Oricât de bine ai clasifica totul, oricât de bine ai pune totul în arhive și în dosare, întotdeauna există foi de hârtie sau documente care nu sunt la locul potrivit. Ca urmare, trebuie să petreci mult prea mult timp căutând un anumit document, cu un risc crescut de eroare.

Clasarea documentelor justificative contabile

Pentru a garanta o bună derulare a procesului de administrare pentru o firmă sau o societate, dar și o bună arhiva digitală a documentelor contabile, clasarea documentelor este o etapă prealabilă necesară. Este o etapă ce îți permite să câștigi timp considerabil, remarcabil și își permite în același timp să reduci riscul de pierdere sau de alterare a documentelor. Și mai mult, o clasare a documentelor justificative contabile te ajută să asiguri urmărirea activității unei anumit firme și de a-i urmări îndeaproape situația sa financiară.

Înainte de orice procesare contabilă, este esențial să se pună în aplicare o metodă de clasare și arhiva documente contabile, astfel încât compania să poată accesa rapid documentul pe care îl caută. Este în același timp, cea mai bună modalitate de a optimiza gestionarea contabilității. Organizarea și arhivarea documentelor contabile poate limita pierderea documentelor și se pot evita de asemenea ajustările fiscale și de securitate socială. 

Unele companii optează pentru o simplă clasificare a documentelor contabile în funcție de natura documentului, adică facturi de vânzare, facturi de cumpărare, documente fiscale, documente de asigurări sociale, chitanțe bancare etc.

O altă modalitate de a clasa și de arhiva mai apoi documentele justificative este de a le aranja într-o ordine cronologică sau alfabetică. Acest lucru depinde însă și de natura documentelor, cele legate de clienți, de furnizori, etc. De exemplu, cel mai bine ar fi să clasezi facturile clienților în ordine cronologică pentru a se putea respecta numerotarea lor. Pentru furnizori, este mai ușor să se procedeze în ordine alfabetică.

Arhiva documente contabile: avantaje

Cu toții ne confruntăm în zilele noastre cu arhiva digitală. 90% din documentele originale sunt produse în format electronic, iar 80% din comunicarea la nivel mondial are loc prin canale digitale. Trecerea de la arhivarea pe hârtie la arhivarea electronică este o realitate. Arhivarea digitală și digitalizarea prezintă numeroase avantaje.

Care sunt avantajele arhivării digitale?

Beneficiile arhivării documentelor contabile prin intermediul unui program sunt numeroase:

• Se poate câștiga mai mult spațiu. De exemplu, un SSD de 1 terabyte conține informațiile pentru o arhivă de 43.000 de metri pătrați.
• Se poate câștiga mai mult timp. Grație economiei de timp consacrate căutării, trierii, și/sau distrugerii documentelor. În acest sens, un program de gestionare a arhivelor este indispensabil.
• Limitarea riscurilor de distrugere a informațiilor care pot să fie cauzate de foc sau de inundații, de exemplu.
• Se poate facilita în același timp manipularea documentelor și partajarea de informații. Datele digitale sunt accesibile prin intermediul unui terminal oricare ar fi locul unde te afli.
• Securizarea accesului la arhive. Accesul la date este controlat, trasat si deci si mai bine securizat.

Ecologică și economică, arhiva documente contabile electronică sau digitală este cea care reduce numărul de constrângeri asociate cu gestionarea hârtiei, a dosarelor și a documentelor. Ea simplifică, securizează și eficientizează gestionarea informațiilor, fără a altera integritatea datelor. 

Digitalizarea arhivelor facilitează foarte mult accesul la informații și are un impact pozitiv asupra organizării muncii. Aceste avantaje determină un număr din ce în ce mai mare de companii și organisme publice să dematerializeze și să arhiveze digital.

Alte avantaje ale arhivării digitale

• Conformitate și probitate: Soluțiile digitale de pe piață permit să se răspundă de minune obligațiilor legale de păstrare și conservare. Dar, garantează în același timp și disponibilitatea documentelor, demonstrând nealterarea documentelor.
• Facilitate: Arhivarea documentelor este cea care poate facilita accesul la documente iar căutarea și găsirea lor devine mult mai ușoară.
• Rentabilitate: Pe lângă economiile monetare și ecologice în ceea ce privește hârtia, de imprimare, de manipulare și de tratare, se evită necesitatea unui spațiu fizic mai voluminos și  prin urmare, se reduc costurile fixe. Mai mult, raționalizarea costurilor și optimizarea gestionării arhivelor te vor ajuta să economisești în mod inevitabil timp prețios.

Într-un context de tranziție digitală, o foarte mare parte din schimburile noastre de documente sunt acum dematerializate. Documentația contabilă, adică toate documentele justificative utilizate pentru ținerea contabilității (facturi de vânzare sau de cumpărare, extrase de cont bancar, etc.), este afectată de acest fenomen de mai mulți ani. 

Păstrarea documentelor contabile impuse de Codul comercial ridică problema formatului de arhivare a acestora. Cel mai bun lucru pe care îl poți face este să alegi o modalitate de arhiva documente contabile prin intermediul unui program special creat în acest sens.