Chiriile plătite de firmă: contabilizare, TVA și documente necesare
Chiria plătită de firmă pentru sediu, birou sau spațiu de producție este o cheltuială obișnuită, dar cere documente corecte. Contractul, factura și dovada plății sunt de bază, iar TVA-ul depinde de statutul proprietarului. FiscalPress explică pe subiecte fiscale pentru firme cum le puneți în ordine.
Documentele de care aveți nevoie
Dosarul unei chirii plătite începe cu contractul de închiriere, încheiat în scris. Acesta stabilește părțile, spațiul, durata, valoarea, termenul de plată și, dacă este cazul, garanția. Pe lângă contract, păstrați:
- factura sau alt document fiscal emis de proprietar;
- procesul-verbal de predare-primire a spațiului;
- dovada plății, prin extras de cont sau altă probă;
- actele adiționale, dacă s-a modificat prețul ori durata;
- documentele care arată scopul în care folosiți spațiul.
Aceste acte sprijină ideea că cheltuiala se face în scopul activității economice. Fără ele, deductibilitatea poate fi pusă la îndoială. FiscalPress recomandă să țineți documentele într-un dosar unic pentru fiecare spațiu închiriat, cu actele adiționale lipite de contractul inițial, ca să găsiți totul rapid la un control sau la închiderea anului.
Cum se contabilizează
În mod obișnuit, chiria lunară se înregistrează ca o cheltuială cu chiriile, în contul 612, la data facturii sau în perioada la care se referă. Dacă plătiți în avans pentru mai multe luni, suma se repartizează pe perioadele la care se referă, nu se trece integral în luna plății. Garanția se evidențiază separat, ca sumă de recuperat, nu ca cheltuială.
Dacă închiriați mobilier sau echipamente împreună cu spațiul, delimitați valorile, ca să fie clar ce plătiți și pentru ce. Contabilul vă poate spune ce mod de înregistrare se potrivește situației voastre.
TVA-ul la chirii
Dacă proprietarul este plătitor de TVA și opțiunea de taxare se aplică, factura va include TVA. Firma care primește factura poate deduce taxa doar dacă folosește spațiul pentru operațiuni cu drept de deducere și dacă documentul respectă cerințele legale. Dacă proprietarul nu este plătitor de TVA, factura nu va avea TVA, iar chiria se plătește la valoarea convenită.
Verificați încă din contract dacă prețul este cu TVA sau fără TVA. O formulare neclară poate cauza diferențe neplăcute la prima plată.
Când proprietarul este persoană fizică
Dacă închiriați de la o persoană fizică, apar reguli specifice privind veniturile proprietarului și documentele folosite. Verificați cu contabilul dacă firma are obligații de reținere sau de raportare și ce formă trebuie să aibă documentul de plată. Contractul trebuie să fie clar, cu datele de identificare complete și cu valoarea chiriei. Dacă ulterior se schimbă proprietarul spațiului sau forma lui juridică, cereți imediat actele noi și actualizați evidența.
Greșeli care apar des
Cele mai frecvente probleme sunt contractele expirate care nu au fost prelungite, plățile fără document justificativ, spațiile folosite în scopuri diferite de cele din contract și lipsa unei evidențe a actelor adiționale. Facturile între firme pot cere și transmiterea prin e-Factura, deci verificați cerințele actuale.
Relația cu autoritățile
Păstrați dosarul complet în caz de control și răspundeți prompt la solicitări. Pentru o privire de ansamblu asupra comunicării cu instituția fiscală, consultați secțiunea Relația cu ANAF.
Concluzie
Încheiați contract scris, cereți factura corectă, plătiți prin bancă și arhivați tot. Cu aceste obiceiuri, chiria devine o cheltuială ușor de justificat. Pentru alte teme fiscale explicate clar, rămâneți la FiscalPress.
