Ce pot face companiile de Halloween? Specialiștii Ecoxtrem răspund

În fiecare octombrie, întrebările care ajung la organizatorii de evenimente corporate se repetă aproape identic. Nu sunt despre dovleci și nici despre costume, ci despre lucruri mult mai practice: dacă are rost, cine se ocupă, cât costă și ce rămâne în urmă. Am adunat cele mai frecvente dintre ele, împreună cu răspunsurile pe care le dau specialiștii Ecoxtrem companiilor care se gândesc la o activare de sfârșit de octombrie.

De ce ar investi o companie într-o sărbătoare împrumutată?

Pentru că nu sărbătoarea e miza, ci golul din calendar. Între revenirea din vacanțe și petrecerea de iarnă trec, de obicei, patru luni fără niciun moment comun, exact perioada cu cea mai mare încărcătură de muncă. Halloween-ul pică fix la mijlocul acestui interval și are avantajul că nu cere nicio ceremonie specială. Nu e nevoie de discursuri, de bilanțuri sau de invitați. E doar un pretext acceptat de toată lumea pentru a face altceva timp de o oră.

Cine ar trebui să se ocupe de organizare?

Ideal, nu o singură persoană din HR. Cele mai reușite activări interne se nasc dintr-un grup mic de voluntari, trei sau patru colegi din departamente diferite, care se ocupă fiecare de câte o parte. Unul strânge materialele, altul scrie anunțul, altul ține de program în ziua respectivă. Efectul secundar e chiar mai valoros decât evenimentul: oamenii aceia lucrează împreună pe ceva relaxat înainte să o facă pe un proiect real.

Ce facem cu colegii care lucrează de acasă?

Îi incluzi din start, nu la final, ca gest de politețe. Cel mai simplu funcționează o probă care se poate transmite pe orice canal intern: o fotografie trimisă pe tema zilei, o ghicitoare rezolvată în chat, un vot online pentru cea mai bună idee din birou. Important e ca rezultatul lor să conteze la fel de mult în clasament. Altfel, o activare gândită doar pentru sala de ședințe le confirmă exact senzația pe care încerci să o combați, aceea că se întâmplă lucruri la care nu participă.

Se poate lega Halloweenul de obiectivele serioase ale companiei?

Da, dacă nu forțezi legătura. O oră de joc nu înlocuiește un training pentru angajati și nu rezolvă o problemă reală de comunicare între departamente. În schimb, pregătește terenul: oamenii care au râs împreună în octombrie intră altfel într-o sesiune de lucru în noiembrie. Mulți organizatori folosesc activarea tocmai ca deschidere pentru un program mai consistent, nu ca pe un eveniment de sine stătător.

Cum îți dai seama dacă a meritat?

Fără chestionare lungi. Trei semne sunt suficiente: câți oameni au rămas până la final, câți au trimis poze în grupul intern în ziua următoare și câți au întrebat, din proprie inițiativă, ce urmează. Dacă toate trei sunt prezente, ai răspunsul. Dacă participarea a fost slabă, merită să afli motivul înainte de decembrie, pentru că de obicei nu ține de idee, ci de momentul ales sau de felul în care a fost comunicată.

Când are sens să chemi pe cineva din afară?

Când echipa e mare, când e împărțită în mai multe orașe sau când nimeni din companie nu are timpul necesar. Iar dacă activarea de octombrie e doar începutul unui plan pe câteva luni, un speaker motivational poate marca momentul următor, la un kickoff de an sau la o întâlnire internă mai amplă, unde ai nevoie de altceva decât de o prezentare pe slide-uri.

Ecoxtrem lucrează pe departamente separate pentru fiecare etapă — consultanți care construiesc conceptul, traineri și facilitatori care îl duc mai departe în ziua evenimentului, coordonatori de proiect care se ocupă de logistică. Iar personalizarea e regula, nu excepția: formatul se croiește pe echipă, nu invers, de la o activare scurtă la birou până la un program de training experiențial.

Concluzia specialiștilor e aceeași în fiecare an: companiile care fac ceva de Halloween nu o fac pentru Halloween. O fac pentru că au învățat că e mai ușor să ții o echipă aproape cu momente mici, dese, decât cu un singur eveniment mare pe an. Iar sfârșitul lui octombrie e, pur și simplu, cel mai bun loc gol din calendar.