Cum să alegi o locație ideală pentru evenimentele corporate ale companiei tale

Atunci când vine vorba despre organizarea evenimentelor sau un spațiu eveniment, alegerea unei locații ideale și rezervarea sa este o etapă foarte importantă, una indispensabilă chiar. Cel mai adesea o etapă mult mai complexă decât pare, alegerea unui spațiu eveniment trebuie să fie făcută cu cea mai mare grijă. Pentru că da, organizarea unui eveniment corporate necesită o organizare minuțioasă. Mai multe criterii trebuie să fie luate în considerare.

Care sunt cele mai importante criterii de care să ții cont?

Fixarea unui buget atunci când alegi o locație pentru evenimentele tale precum Casa Dimitrie Bolintineanu îți va permite să te orientezi mai bine. 

Vei alege astfel o sală pe măsura capacităților tale financiare. Unele lucruri pot să aibă o influență directă asupra bugetului. De exemplu:

• durata evenimentului
• localizarea sălii
• proximitatea de mijloacele de transport sau de posibilitățile de cazare
• facilitățile propuse
• mărimea sălii

Capacitatea sălii

În funcție de dimensiunea evenimentului tău și de numărul de invitați așteptați, poți alege locații evenimente corporate de o anumită capacitate. Este recomandat să optezi de preferință pentru o sală capabilă să găzduiască un număr de participanți puțin mai mare decât cel înregistrat efectiv.

Există săli destinate găzduirii micilor evenimente și altele, perfect potrivite unor evenimente organizate pentru a găzdui câteva sute de participanți. Definind nevoile reale înainte de a porni în căutarea sălii ideale pentru desfășurarea evenimentului tău de afaceri în cele mai bune condiții posibile.

Diferitele facilități incluse în contractul de închiriere pentru sălile de eveniment oferă în general multe soluții interesante, dintre care majoritatea sunt incluse în prețul de închiriere. Cu toate acestea, este mai sigur să verifici toate serviciile incluse efectiv în suma de plătit.

Atunci când vorbim despre evenimente corporații locații, totul depinde înainte de toate de conceptul pe care îl ai în minte prevăzut. Asta înseamnă că înainte de a alege cele mai bune locații evenimente corporate trebuie să știi ce vei realiza, pentru ce tip de eveniment ai nevoie de sală. În orice caz, ai de ales între mai multe locații, în funcție de nevoi. Unele locații evenimente corporate sunt deja aranjate pentru a primi unele evenimente definite: reuniuni, seminarii, concerte, expoziții, congrese, etc.

Numărul de invitați este important

Cel mai bine ar fi să calculezi nevoile companiei tale pentru a defini cea mai potrivită locație. Cu siguranță că la o simplă masă vor fi mai puțini față de cei de la un team building, de exemplu.

De asemenea, decorul The Villa este la fel de important. Decorul și locul unde are loc evenimentul tău corporate sunt elemente ce pot influența implicarea participanților. Astfel că, dacă vorbim despre un cadru modern, cum este și Villa București, cu un design modern, despre un loc liniștit, curat și luminos, atât la interior, cât și la exterior, evenimentul tău va avea mari șanse de reușită.

Alege locul potrivit pentru publicul potrivit

Ce imagine îți dorești să transmiți? Locul este primul tău instrument de comunicare. Trebuie deci să fie în acord cu publicul tău țintă, dar și cu tema evenimentului sau sectorul de activitate al companiei tale.

Suprafața adecvată

Nimic nu este mai rău decât un loc care pare gol când toți oaspeții tăi sunt acolo. Este mai bine să fii puțin înghesuit decât să te pierzi într-un spațiu vast. Așa că verifică cu atenție capacitatea și suprafața. 

Ia în considerare și configurația evenimentului: dacă este o întâlnire, invitații vor fi într-un anumit fel, în jurul meselor sau nu? Dacă este o masă, ce formă va lua: cocktail sau prânz sau cină?

Acces comod

Cu excepția cazului în care evenimentul tău durează câteva zile, este obișnuit să optezi pentru o locație din apropiere, ușor accesibilă. Pentru oaspeții tăi, trebuie să fie ușor de găsit și ușor de parcat. 

În plus, trebuie să te gândești și la furnizorii tăi de servicii care pot veni cu echipamente mari și vor trebui să se prezinte pentru a livra articole voluminoase și pentru a oferi acces la camionul sau vehiculul lor mare.

Echipamentul potrivit: Nu uita întotdeauna să verifici nivelul real de echipare al unității în care te afli.

Foarte important – locul trebuie să îți placă

Atunci când alegi locații evenimente corporate, este foarte important să alegi un loc care să îți placă. Dacă nu îți place locul unde va avea loc evenimentul tău corporate, acest lucru se va simți. Sala unde va avea loc evenimentul trebuie deci să te seducă atât pe tine, cât și pe invitații tăi. Găsirea unui loc care ne place este una, dar găsirea unui loc care ne place și care să ne satisfacă nevoile este alta.

Sala aleasă trebuie să se potrivească cu evenimentul tău. Locația nu trebuie să depășească tema predefinită. Pentru a face acest lucru, gândește-te bine ce tip de sală dorești să găsești sau cum ai dori să arate. Farmecul locației trebuie să se potrivească cu natura evenimentului tău. Fie pentru elemente arhitecturale, fie doar pentru elemente logistice, întregul trebuie să fie coerent.

De asemenea, trebuie luate în considerare aspectul și ambianța locației. Unele săli oferă o mare flexibilitate în configurația spațiului, ceea ce permite adaptarea acestuia la diferitele faze ale evenimentului.

De ce ai nevoie de cele mai bune locații evenimente corporate?

De ce este important să organizezi evenimentele tale în cele mai bune locații? Organizarea unui eveniment de tip corporate este o inițiativă strategică care promovează sentimentul de apartenență al angajaților la companie. 

Prin reunirea tuturor angajaților, indiferent de nivelurile ierarhice sau departamentele lor, această oportunitate întărește coeziunea și creează legături interpersonale dincolo de birourile obișnuite. Schimburile informale ne permit să ne cunoaștem mai bine, să împărtășim experiențe și idei, ceea ce promovează o mai bună colaborare zilnică.

De asemenea, este o oportunitate perfectă de a defini sau reafirma obiectivele strategice ale companiei. Este un moment privilegiat pentru a prezenta proiectele viitoare, direcțiile principale ale anului și pentru a motiva echipele în jurul acestor probleme. Acest lucru face posibilă mobilizarea talentelor, alinierea eforturilor tuturor angajaților către un obiectiv comun și consolidarea performanței generale a companiei.