Ce documente poți semna online și cum obții semnătura electronică
Majoritatea contractelor și a formularelor obișnuite pot fi semnate online, dar documentele care cer formă autentică rămân în afara acestei posibilități. Pentru semnătura electronică aveți nevoie de un furnizor autorizat și de verificarea identității. iafacere.ro tratează subiecte de afaceri, iar ghidul de mai jos clarifică pașii.
Pentru mai multe informații pentru antreprenori, vedeți ghidurile și noutățile din lumea afacerilor.
Care sunt avantajele semnăturii online
Economisiți timp, deoarece nu mai trebuie să vă deplasați pentru fiecare contract. Documentele pot fi semnate de oriunde, iar arhivarea digitală le face ușor de regăsit. Pentru o firmă mică, asta înseamnă mai puțin timp pierdut și mai puține fișiere pierdute între sedii.
Ce tipuri de semnătură electronică există
Se disting, în general, trei niveluri: simplă, avansată și calificată. Semnătura simplă înseamnă, de exemplu, un nume scris la finalul unui e-mail sau o bifă de acceptare. Cea avansată este legată de semnatar și permite detectarea modificărilor ulterioare. Cea calificată, creată cu un certificat emis de un furnizor autorizat, are, de regulă, cea mai mare forță probatorie.
Ce documente se pot semna online
- contracte de prestări servicii și colaborare;
- oferte, comenzi, acorduri de confidențialitate;
- facturi și documente fiscale, atunci când procedura permite;
- cereri și declarații transmise instituțiilor care acceptă formatul electronic;
- procuri sau mandate, dacă destinatarul le recunoaște.
Ce rămâne în afara semnăturii online
Actele pentru care legea impune forma autentică, cum sunt cele privind transmiterea unui imobil, se încheie la notar. Unele instituții acceptă numai anumite tipuri de semnătură sau cer prezența fizică. Întrebați mereu destinatarul ce format și ce nivel de semnătură recunoaște.
Cum obțineți semnătura electronică
- Alegeți un furnizor autorizat și verificați tipul de certificat de care aveți nevoie.
- Completați cererea și dovediți identitatea, la distanță sau la sediul furnizorului.
- Primiți certificatul pe un dispozitiv sigur sau într-un cont online.
- Instalați aplicația recomandată și semnați un document de test.
Reguli de siguranță
Nu împrumutați niciodată certificatul și nu salvați parola lângă dispozitiv. Verificați documentul înainte de semnare, pentru că nu mai puteți modifica un fișier semnat fără a invalida semnătura. Păstrați o copie arhivată, cu data semnării.
După semnătură
Dacă încheiați un parteneriat important și doriți să îl faceți public, puteți pregăti un text pentru presă. Despre formatul acestor materiale citiți în secțiunea Comunicate de presă.
Cum verificați un document semnat
După primirea unui fișier semnat, deschideți-l în aplicația de citire și verificați starea semnăturii: dacă este validă, cine a semnat și dacă documentul a fost modificat după aceea. Cereți aceeași verificare și partenerilor voștri. iafacere.ro vă recomandă să păstrați o copie a certificatului și o evidență a contractelor semnate, ca să le puteți prezenta oricând sunt necesare.
Alegerea furnizorului
Comparați condițiile, nu doar prețul: tipul de certificat oferit, durata de valabilitate, asistența tehnică, compatibilitatea cu aplicațiile pe care le folosiți și modul de reînnoire. Citiți contractul cu atenție și aflați ce se întâmplă dacă pierdeți dispozitivul sau trebuie să revocați certificatul. Un furnizor serios explică aceste lucruri clar, înainte de cumpărare. Întrebați și dacă semnătura este recunoscută de instituțiile cu care lucrați cel mai des.
Recomandare practică
Începeți cu un document simplu și cu un furnizor ale cărui condiții le înțelegeți bine. Pentru alte ghiduri despre administrarea unei afaceri, iafacere.ro rămâne o resursă utilă.
