Lipsuri și plusuri la inventar: constatare, imputare, regularizare

Când inventarul arată diferențe între stocul scriptic și cel faptic, firma trebuie să le constate, să stabilească cauzele, să decidă cine răspunde și să înregistreze regularizarea în evidențe. Plusul se aduce în stoc, iar minusul se impută sau se trece pe pierderi, după caz. Ghidul de mai jos, de pe contabil-romania.ro, explică ordinea pașilor.

Reține că regulile exacte depind de tipul bunului, de legislația în vigoare și de politicile firmei. Verifică-le întotdeauna cu un contabil.

Constatarea diferențelor

Comisia de inventariere numără bunurile, le compară cu evidența contabilă și consemnează rezultatele în liste de inventariere. Diferența poate fi în minus, numită lipsă, sau în plus, numită plus de inventar.

Acuratețea numărării este esențială. Înainte de a trage concluzii, reia numărătoarea la pozițiile cu diferențe mari și verifică ultimele documente de intrare și ieșire, pentru că adesea cauza este o factură sau un aviz înregistrat cu întârziere.

Cercetarea cauzelor

Diferența nu este automat o vină. Poate proveni dintr-o eroare de gestionare, dintr-o greșeală de unitate de măsură, dintr-o deteriorare, dintr-un furt sau din pierderi naturale. De aceea se întocmește o notă explicativă, iar persoanele responsabile de gestiune sunt ascultate.

Merită urmărite aceste puncte de control:

• documentele de intrare sau ieșire înregistrate eronat;
• produsele transferate între gestiuni fără document de mișcare;
• cantitățile deteriorate, nedeclarate la timp;
• diferențele de ambalare sau de unități de măsură.

Imputarea lipsurilor

Dacă lipsa se datorează vinovăției unei persoane, firma poate hotărî imputarea, adică recuperarea valorii de la cel responsabil, cu respectarea regulilor din legislația muncii sau a contractelor de gestiune. Decizia se motivează în scris și se comunică persoanei vizate.

Dacă lipsa este justificată, de pildă prin pierderi naturale în limite stabilite sau cazuri de forță majoră, ea nu se impută, ci se tratează ca pierdere a firmei. Aici contează documentele și normele interne, nu intuiția.

Regularizarea în contabilitate

Odată stabilită soluția, diferențele se înregistrează în evidențe: plusurile se aduc în stoc, iar lipsurile se scot, cu notele contabile aferente. Tratamentul fiscal, inclusiv eventuala taxă pe valoarea adăugată, depinde de natura lipsei, așa că el trebuie analizat cu atenție.

Pentru toate operațiunile păstrează documentele: procesul-verbal al comisiei, notele explicative, decizia conducerii și dovezile de recuperare. Un dosar complet te scutește de explicații la un eventual control.

Un exemplu simplu

Imaginează-ți un depozit în care lista scriptică arată o anumită cantitate dintr-un produs, dar la numărare lipsesc câteva bucăți. Comisia reia numărătoarea și verifică ultimele ieșiri. Descoperă că o livrare a fost scoasă din gestiune, dar factura a fost emisă a doua zi. Diferența dispare după corectarea înregistrării, deci nu mai există nimic de imputat.

Același tip de verificare, aplicat înainte de orice decizie, te ferește de imputări nejustificate, care pot declanșa conflicte inutile cu angajații. Este un obicei pe care merită să-l păstrezi, chiar dacă te documentezi doar prin lecturi ca cele de pe contabil-romania.ro.

Cum previi diferențele

Cea mai bună regularizare este cea de care nu mai ai nevoie. Folosește gestiuni clar delimitate, înregistrează operațiunile imediat, fă inventare parțiale în timpul anului și instruiește angajații. Aceste obiceiuri reduc și timpul petrecut la inventarul anual.

Dacă vrei să aprofundezi și alte teme din zona contabilă, găsești resurse de contabilitate dedicate firmelor din România. Pentru situațiile neclare, discută cu un specialist: contabil-romania.ro este un bun punct de plecare pentru documentare, dar decizia finală rămâne a firmei și a contabilului ei.