Cum îți pregătești firma pentru controalele instituționale
Indiferent dacă ești la început de drum sau ai deja ani de activitate, controalele instituționale pot apărea oricând. Fie că vorbim despre ANAF, ITM, Protecția Consumatorului sau alte autorități, este important să fii pregătit din timp pentru a evita amenzi sau blocaje administrative.
În acest articol, vei învăța cum să-ți organizezi afacerea pentru a trece cu bine de orice verificare oficială și ce documente nu trebuie să lipsească din dosarul firmei tale.
📌 1. Ai actele firmei în ordine?
Primul lucru verificat în orice control este existența și actualitatea actelor societății. Asigură-te că ai la îndemână:
- Certificatul de înregistrare de la Registrul Comerțului
- Actul constitutiv și actualizările acestuia
- Certificatul de înregistrare fiscală (CIF)
- Avize și autorizații specifice domeniului tău
🔍 Recomandare: Certificat Constatator Extins
Un certificat constatator extins este adesea solicitat de instituții pentru a verifica:
- Domeniul de activitate (codurile CAEN autorizate)
- Sediul social și punctele de lucru
- Administratorii firmei și drepturile acestora
- Alte mențiuni importante înregistrate în registrul comerțului
💡 Poți comanda online un certificat constatator extins direct de pe site-uri autorizate, fără să te deplasezi fizic la ONRC.
🧾 2. Contabilitatea – inima oricărui control
Instituțiile se uită atent la:
- Registrul de casă
- Jurnalul de vânzări și cumpărări
- Facturile emise și primite
- Declarațiile fiscale depuse la termen
Este important ca totul să fie înregistrat corect și la zi. O colaborare strânsă cu contabilul sau firma de contabilitate este esențială.
🧯 3. Documente pentru protecția muncii și securitate
ITM și alte autorități pot cere:
- Contractele de muncă
- Fișele de post
- Instructajul de protecția muncii (PSI și SSM)
- Dovezi că angajații au fost informați și instruiți
📂 Păstrează toate documentele semnate într-un dosar fizic și/sau digital, ușor de prezentat.
🏢 4. Vizibilitate și informare corectă la sediu
Controalele includ adesea verificarea următoarelor elemente afișate la vedere:
- Codul unic de înregistrare (CUI)
- Orarul de funcționare
- Datele de contact
- Registrul de reclamații
Dacă vinzi produse sau prestezi servicii către populație, asigură-te că ai afișate și:
- Certificatul de înregistrare fiscală
- Autorizațiile de funcționare
- Lista prețurilor
📦 5. Ai toate contractele și declarațiile semnate?
Verifică dacă ai:
- Contracte comerciale clare cu furnizorii și clienții
- Declarații GDPR și de conformitate
- Politici interne actualizate (acolo unde este cazul)
✅ Lista de verificare rapidă pentru control:
| Document / Aspect | Verificat? ✅ |
|---|---|
| Certificat Constatator Extins | |
| Certificat de Înregistrare | |
| Act Constitutiv Actualizat | |
| Declarații și Fișe Fiscale | |
| Registru de Casă, Facturi, Jurnale | |
| Contracte de muncă și fișe de post | |
| Instructaje PSI / SSM semnate | |
| Afișe obligatorii la sediu | |
| Contracte comerciale și GDPR |
Completează lista și revizuiește periodic toate documentele.
🛠 Cum comanzi rapid un Certificat Constatator Extins?
Poți obține certificatul fără să te deplasezi:
👉 Intră pe eliberare-certificat-constatator-online.ro
👉 Completează formularul cu datele firmei
👉 Primești certificatul în format PDF prin e-mail
❓ Întrebări frecvente (FAQ)
Cât durează să obții un certificat constatator extins?
De obicei, îl primești în 1-2 zile lucrătoare, în funcție de solicitare și de programul ONRC.
De ce este important în timpul unui control?
Certificatul confirmă oficial statutul actual al firmei. Este o dovadă esențială că activitatea ta este legală și autorizată.
Ce fac dacă datele firmei nu sunt actualizate?
Va trebui să faci actualizările printr-o cerere la ONRC. În lipsa acestora, poți fi sancționat în timpul controlului.
Concluzie
Pregătirea pentru controalele instituționale nu trebuie să fie stresantă. Cu documentele potrivite, o contabilitate organizată și un certificat constatator extins la zi, firma ta va trece cu brio orice verificare. Investește în ordine și prevenție — îți va economisi timp, bani și energie.
